組織マネジメント

情報共有を円滑化させるグループウェアの主な機能を紹介

グループウェアは社内の情報共有を円滑にするツールです。

では一体どのような機能があるのでしょうか?
今回はグループウェアの主な機能についてご紹介したいと思います。

ファイル共有機能

ファイルやデータを共有しすることができる機能です。

ツールによっては、文書の移動や一括アップロード、一括ダウンロードなどを簡単に操作でき、書類データを効率的に管理できます。
更新履歴を何世代か前まで保存できるため、間違えて上書き保存した場合でもワンクリックで戻したり、以前のデータを確認することができます。

スケジュール管理機能

個人のスケジュール管理だけでなく、チーム内のスケジュール共有もできる機能です。

ツールによっては、システム内のToDoリストとの連携によって、その日の重要なタスクや後にまわしたタスクを表示できるような機能があります。
また、海外とのネット会議を行う場合には現地の時刻に合わせた予定調整ができるようなツールもあります。

ワークフロー機能

社内の申請業務や資料確認を電子化できる機能です。
このことによりペーパーレス化が進み、業務効率が上がるだけではなく、コスト削減にも繋がるかもしれません。

ツールによっては定型業務をワークフローに置き換えることができ、その結果進捗が見えるようになり、業務を効率化できます。
また、自分宛ての申請や承認案件は通知されるだけでなく、スマートフォンで外出先からも簡単に確認できます。

申請者側のメリットとしては、書式のテンプレートで書類作成が効率化したり、承認の進捗状況がすぐにわかるということが上げられます。
一方で承認者側のメリットとしては、申請されている書類一覧で効率的に確認できたり、承認ステップごとの経緯や履歴を残せることが上げられます。

電子メール機能

Webブラウザー上で電子メールを送受信できる機能です。

モバイルでも使えるようになっていて、外出先や移動時の時でも対応できるようになります。
さらに、ツールによってはメールの内容はチーム内で共有することも可能です。

またメールのテンプレートを複数作成することも可能なツールもあり、メール作成の時間が短縮できます。
メールの送信前に間違いをチェックする機能や、メール送信後でも一定時間は送信取り消しが可能というような機能もあるツールでは、メールの誤送信を事前に防ぐことができます。

チャット機能

メンバー間やチーム内の議論や連絡をチャットでできる機能です。

議題ごとに議論を行ったり、連絡ができるので、今まで社内の連絡に取っていた時間を大幅に削減することができるでしょう。

電子掲示板機能

メンバー全員に向けてメッセージを発信できる機能です。

「いいね」などリアクション機能がついたツールもあり、一方的な情報発信にとどまらず、意見交換も可能になります。

会議室予約機能

スケジュールと連携して、会議室やプロジェクターなどの共有設備や予約をまとめて行うことができる機能です。
グループ内の時間を合わせて会議室を予約という一連の流れをスムーズに行うことができます。

また、設備ごとの利用上の注意事項や利用条件なども指定することができたり、会議室の空き状況を簡単に確認することができるツールもあります。

まとめ

いかがでしたか?

グループウェアには情報共有するための便利な機能が色々と入っています。
機能の活用やモバイルからのアクセスが可能になることで、効率よく業務を行うことができるようになるでしょう。