営業マネジメント

営業日報は必要?不要?営業日報を書くメリット・デメリット

みなさんは、社内で日報を書いていますか?特に営業活動を行っている方々の中には、営業日報を書いている人が多いのではないでしょうか。営業日報は、社内の営業活動を管理するためだけでなく、日報を書く側にもメリットがあります。

そこで、今回は営業日報を書くメリットとデメリットを紹介します。

営業日報を書くメリット

仕事を振り返る機会になる

営業日報を書く1つ目のメリットは、仕事を振り返る機会になることです。営業日報は、1日の商談などの営業活動が終わった後に書くため、1日の仕事の振り返りになります。仕事内容はどうだったか、どれくらいの時間がかかったか、結果はどうだったかなど、1日の仕事を振り返り、翌日以降の仕事に活かすことが可能です。

また、営業日報を書き続けることで、ノウハウを蓄積することができます。受注に繋がったアポ取りや商談はどのように行ったか、反対に失注した案件はどのように行ったかなどのノウハウを蓄積して、次の案件に活かすことも可能です。

仕事の進捗状況を共有することが可能

営業日報を書く2つ目のメリットは、仕事の進捗状況を共有することが可能である点です。それぞれの営業マンが抱える案件を共有することで、急に案件を引き継ぐ必要性が生じた場合などにも営業日報を読み返すことで、案件内容の大枠を理解することが可能です。

また、他の営業マンが現在行っている仕事を把握することができるため、より優先度の高い業務がある際には、仕事を依頼する相手を容易に選別することも可能です。

アドバイスや協力を得ることができる

営業日報を書く3つ目のメリットは、アドバイスや協力を得ることができる点です。自分が現在抱えている案件や行っている業務を、上司や他の営業マン及び他部署の社員に共有することで、現在抱えている案件や行っている仕事に対するアドバイスや協力を得ることが可能です。

特に、上司や関係の近い営業マンなどは営業日報を見てくれる可能性が高いので、現状を報告するとともに、問題点や悩んでいることがあれば日報に記載しましょう。

営業日報を書くデメリット

手間と時間がかかる

営業日報を書く1つ目のデメリットは、営業日報を書く手間と時間がかかることです。日報を書くためだけに会社に戻らなければいけない、日報の管理をエクセルを使って手作業で行っているという方も多いのではないでしょうか。

営業日報を書くために1日30分かかると仮定すると、月に20日間仕事を行ったとして月間20時間、年間で約120時間もの時間を営業日報に費やすという計算になります。1日の労働時間が7時間とすると、年間で1カ月分近くに相当する労働時間を営業日報に費やすことになります。

従って、日報の項目や様式などのテンプレートを用意する、スマートフォンから場所を問わず日報が作成・提出できるようにするなどの工夫をして、可能な限り営業日報を書くために必要な労力と時間を削減しましょう。

あまり活用されないこともある

営業日報を書く2つ目のデメリットは、営業日報があまり活用されないこともある点です。きちんと営業日報を書いていれば、自分自身の仕事の振り返りやノウハウの蓄積にはなりますが、その日報が活用されないことが多くあります。

従って、同僚や部下・チーム内など他の営業マンの日報に目を通すことが大切です。アドバイスや協力ができるに越したことはありませんが、営業日報を読んで情報を共有することも重要です。また、営業日報を読んでいること自体を伝えることでモチベーションアップに繋がります。

 

まとめ

いかがでしたか?今回は営業日報を書くメリットとデメリットを紹介しました。

営業日報を書くことで、自分自身の仕事の振り返りとなるだけでなく、仕事の進捗状況を共有でき、アドバイスや協力を得ることができます。一方で、手間と時間がかかるにも関わらず、あまり活用されないこともあります。

多くの時間と手間をかけて営業日報を書くのであれば、惰性で書くのではなく、明確な目的意識を持って営業日報を書くことで有意義なものにしましょう。