営業マネジメント

営業日報の基本的な書き方と具体例を紹介

普段の営業日報、なんとなく書いているのではないでしょうか?毎日手間がかかる割には、あまり活用されていない日報ですが、取り組み方を変えることによって大きな役割を果たします。

今回はそんな営業日報の基本的な書き方を紹介したいと思います。

営業日報の役割

営業日報は、自分自身の活動の振り返り会社側にとって営業マンの活動管理上司と自分とのコミュニケーション、という3つの役割を持っています。

まず始めに、自分自身の活動の振り返ることで、目標管理をすることもできます。設定した目標を日々の営業活動と照らし合わせることによって課題を発見ができ、これらを積み重ねることによって、業績アップに繋げることができるでしょう。しかし日報は自分のためだけではなく、会社側が営業マンの活動を確認する役割も持っているため、上司から見て、自分の営業活動がわかりやすいかということを意識しましょう。

営業日報で書くべき項目

営業日報に書くのは、営業内容と、成果・見通し、所感の大きく分けて3つです。
ここではなぜこの3つの項目が重要なのかということを紹介していきたいと思います。

本日の営業内容

まず始めに、時間、会社名、誰と面会したのかといった詳細を書きましょう。そしてその営業が商談なのか、料金回収なのかといったように、どのような目的で行ったのかということを書くことが大切です。

まず、出勤時に営業日報を開き、今日一日のスケジュールと、業務内容を簡単に書き込んでしまうことをお勧めします。そうすることで、しなければいけない営業活動のもれを防ぐことができます。

成果・見通し

次に、営業においての成果を書きましょう。例えば、決定事項、進捗状況、得られた相手の反応などは次の営業活動に役立ちます。また、成果だけでなく、今後の目途を予想して書くことが重要になります。見通しを書くことによって目標意識が生まれ、次の営業結果から課題を見つけるためです。

所感

また営業活動を行う中で発見したこと、感じたことを書きましょう。得られた気づきは今後の活動に生かすため、また反省すべきことは同じ事を繰り返さないためにも、それぞれ日報に記しておくことが大切です。

すぐに使える営業日報の具体例

○月○日
業務内容

時間 10時~11時
訪問先 A社
面談者 営業部 B様
担当者評価 絶好調 □順調 □まずまず □厳しい □全然ダメ
用件 サービスの提案
活動内容 新たなサービスの導入を検討しているとのことで、実際にサービスをお使いいただきました。
成果・
相手の反応
実際にサービスをお使いいただき、ご好評を得られました。会議で弊社のサービスの導入を提案してくださる予定。
次回アクション メールにて連絡待ち
タイミング
時間 13時~14時
訪問先 C社
面談者 販売部 D様
担当者評価 絶好調 □順調 □まずまず □厳しい □全然ダメ
用件 挨拶とヒアリング
活動内容 効率的に新規開拓ができないかという要望を伺いました。
成果・
相手の反応
複数社からアプローチを受けているそうですが、自社には好意的でした。
次回アクション 訪問して自社サービスの提案
タイミング ○月○日
所感 実際にサービスを使って頂いたことはとてもよかったです。しかし次回からは、説明をわかりやすくするため、パワーポイントでサービスの使い方をまとめて準備しようと思います。

活動状況報告

本日の達成 月目標 今月の実績
面談者数 2件 20件 10件
新規顧客獲得数 0件 5件 2件

営業日報を書く時のポイント

ここでは、営業日報を書く時のポイントを紹介したいと思います。効率的に書くために、また相手が見てわかりやすくなるようなポイントなのでぜひ試してみてください。

テンプレートを作っておく

営業日報に書くべき項目をあらかじめ決めておきテンプレートを作っておくことで、作業を効率化することができます。また、テンプレートをダウンロードして使えるようなサイトもあるので、そちらもチェックしてみましょう。

具体的な数字を使う

例えば一件当たりの営業に費やした時間や、次の訪問の日程、発注数でも、数字を示して具体的に記録しましょう。詳細に記録することにより、次回の目標設定に役立てたり、だいたいの作業時間や営業時間の目安がわかるようになります。

営業後すぐに記入する

時間がたってしまうと、人はどうしても記憶が曖昧になってしまいます。なので、記憶が鮮明なうちに書くいてしまうことが重要です。時間がないときでも、メモを残しておくと良いでしょう。

まとめ

いかがでしたか?

基本的な書き方と、ポイントを押さえることにより、上司にもわかりやすく、自分でも活用できる営業日報を作成することができるようになります。自分のためにも、この機会にポイントを押さえたわかりやすい営業日報を目指しましょう。