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【徹底解説】PDCAとは?机上論ではなく実務に落とし込むためにすべきこと

PDCAとは、プロジェクトや業務を効率的に実行できる、W・エドワーズ・デミングが提唱したフレームワークです。しかし、実際にこのPDCAを有効活用できている企業は数少ないと言えます。

今回は、PDCAを業務に落とし込んで実行できるために必要なポイントを紹介したいと思います。

そもそもPDCAとは?

「PDCA」とは、仮説・検証のサイクルを回し続けることで目標達成・生産性向上を目指す、業務改善手法の1つで、「Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Action(改善)」のそれぞれの頭文字から出来た言葉です。

別名で「PDCAサイクル」とも言われることがあります。

それでは、それぞれの段階で「具体的に何をするのか?」について紹介します。

1.Plan(計画)

「Plan」の段階では、目標を設定し目標を達成するための仮説を立て計画を練ります

詳細は後で紹介しますが、目標までのプロセスを逆算して具体的にやるべきことをリストアップすることが重要になります。

また、PlanはPDCAの中でも一番重要な段階です。不適切な計画を立ててしまうと、後の工程でどれだけ努力を行っても成果に結びつかないからです。

2.Do(実行)

「Do」の段階では、Planの段階で立てた計画を実行に移します

1つポイントとして、施策を実行し始めた日程や実行した期間を把握しておきましょう。次のCheckで重要になってきます。

3.Check(評価)

「Check」の段階では、Doの段階で実行した施策がどれくらいの成果に繋がったのか評価・検証を行います

検証の際には、定量的なデータ(数値や統計資料など)に基づいて判断することで、検証の正確性を高めることができます。

4.Action(改善)

「Action」の段階では、Checkの段階で検証した結果に基づいて、次にどのような施策・対策を行うのか考え改善を行いましょう

特に、計画通りに上手く行かなかった施策に関しては、改善策を考えることに時間を割き、次のPlanの段階で活かせるようにしましょう。

 

PDCAサイクルが現場では上手く回っていない理由

上記でPDCAについて詳しく紹介しましたが、実際の現場ではPDCAを有効活用できている組織は少ないと言われており、その理由は大きく分けて3つほどあります。

Planで時間を使いすぎて、PDCAサイクルを早く回せない

Planは非常に重要なのですが、計画を立てることに時間をかけすぎるのは本末転倒です。

Doの段階に移って施策を実行しないことには成果を出すことはできないので、Planの段階で長時間立ち止まっていても意味がありません。

また、Planの段階で時間を使いすぎる人・チームは、その後の「Do・Check・Action」で十分な時間を取れず、「実行するだけで仮説の検証が出来なかった」「改善を考える時間や実行する時間が取れなかった」という事態に陥ってしまいます。

Do(実行)後に検証・改善をしていない

PDCAをしっかりと行っているつもりでも、ふたを開けてみれば「施策の検証を行っていない場合」や「検証で洗い出した要因が改善案に活かされていない場合」がよくあります。

施策の検証や改善をしていないとなると、せっかく行った施策の成功・失敗要因が把握できず、成果の出るアクションを打ちづらくなってしまいます。

PDCAサイクルを回すことが目的になってしまっている

PDCAはあくまで業務を改善する手段なのですが、ときおりPDCAサイクルを回すことが目的になっている人やチームがおり、目的と手段の入れ替わりが発生している場合があります。

「PDCAを回すこと」はあくまでも手段であり、本来の目的は「成果を出すこと」なので、気を付けましょう

 

『Plan』を決める際に抑えときたい3つのポイント

上記でも説明した通り、Planは非常に重要なのですが不必要に時間をかけすぎても効果が出ないです。そこで、Planで無駄な時間を使わないように必要なポイントをお伝えします。ポイントとしては、

  1. 目標
  2. 施策
  3. 検証方法

の3つが重要なポイントになります。

目標は定量的で妥当性の高いものを設定する

Planの段階では、計画を決める前に、「〇%売上UP」や「顧客満足度を〇%向上」などの目標を最初に設定します

目標の内容は人・チームによって異なると思いますが、「定量的で」「妥当性の高い」目標を設定しましょう

例えば、簡単な目標を立ててしまうとPDCAサイクルを回すまでもなく、成果を出すことができ満足してしまいます。逆に、非現実的な目標を立ててしまうと、実行中に挫折してしまい、やる気がなくなってしまうでしょう。

また、目標が定量的でなければ、目標と結果のギャップを明確にすることができないので、目標には「〇%向上」や「○円増加」のような数値を入れるようにしましょう。

施策を具体的に決める

Planの段階では、実行する施策やタスクを具体的に決めていく必要があります

Planの段階で具体的に実行するべきことを決めておくことで、Doの段階でスムーズに行動に移すことができ、業務を早く遂行することができます。

検証方法(指標・期間など)を明確する

Planの段階では、Checkの際に「どのように成果を検証したらよいか分からない」「そもそも検証できない」という事態に陥らないように、検証方法を明確にしておく必要があります。ここでは、重要な2つのポイントを紹介します。

1つ目は、施策を実行する期間を設定しておくことです。例えば、「この施策を1か月間続ける」や「母数サンプルが100個集まるまで続ける」など区切りを明確にしておきましょう。区切りを明確にしておくことで、実行期間を長引かせずに済みます

2つ目は、施策の成果を検証できる基準や指標を明確にしておくことです。Planの段階で評価基準を決めておくことで、Checkの際に目標と結果のギャップを正確に検証することができ、次のアクションに繋げることができます。

 

PDCAサイクルで成果を出し続けるコツ

それでは、最後にPDCAサイクルで成果を出し続けるコツについて紹介したいと思います。

Do:施策を行う際には、影響範囲が被らないようにする

Doの段階では、施策を行う際には施策の時期や影響範囲を被らせないようにしましょう

そうすることで、Checkの段階で施策に対して正確な検証をすることができます

例えば、広告の効果を検証する際に「画像を変更する」と「キャッチコピーを変更する」という2つの施策を実行するとします。もし2つの施策を同時に行ってしまうと、どちらの施策が有効で、どれくらいの効果があったのか分からなくなってしまいます

こういう事態に陥らないためにも、施策は優先順位を付けて「施策の時期は被らせない」や「変更は1部分だけ」など施策の影響範囲を被らせないよう気を付けましょう。

Check:成果の成功・失敗要因を定量的に検証する

Checkの段階では、施策がどれだけの成果を出すことが出来たのか、またそれらの要因を定量的に検討することが重要になります

定量的に検討するためには、Checkの段階で売上、訪問者数、コンバージョン率などの数値データを評価基準にしておきましょう。

また、実施した施策以外の要因は無かったのか検討することも大切です。

 

まとめ

最後まで読んでくださりありがとうございます。

今回は、PDCAサイクルを現場に落とし込むために、どうすればよいのか紹介しました。PDCAの各段階で気を付けるポイントと注意点は非常に重要なので、ぜひ参考にしてください!