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正しく伝わる!報告書の書き方と注意するポイント5つ

日々の業務や研修、クレーム対応などの報告書を書く機会は度々あるかと思います。何気なく書いてしまいがちな報告書ですが、相手に正しく伝えるために抑えておきたいポイントがいくつかあります。

今回は、正しく伝えるための報告書の書き方を紹介したいと思います。

報告書の目的とは?

報告書の目的は、正しく簡潔に伝えること

報告書は、日々の業務やプロジェクトの進捗状況などを報告する相手に正しく伝えるための手段です。正しく伝えるためには、事実を正確に書くだけでなく、一定の様式に従って簡潔に書くことが重要です。

伝わりやすい報告書の構成とは?

「表題・要旨・詳細」のピラミッド構造がカギ

報告書は、「表題・要旨・詳細」のという階層構造が基本です。

「表題」とは、何についての報告書なのかがひと目でわかるように、内容を一言でまとめたものです。報告書の一番上に書きます。
「要旨」とは、報告書の内容をいくつかのポイントにまとめたものです。表題に続けて書きます。
「詳細」とは、具体的に報告する内容を説明する部分です。詳細といえど、細かく書きすぎるのではなく、わかりやすく簡潔に書きましょう。

5W2Hをおさえる

5W2Hとは、情報伝達のポイントである5W1H に、How much(どれくらい)を加えたものです。5W2Hを意識することで、報告書の内容に過不足がなくなります。
報告書によって必要となる項目は変わってきますが、報告書を書く際は常に意識しましょう。
以下は、5W2Hの一例ですので、参考にしてください。

Who(誰が)・・・誰が書いた、誰に対しての報告書なのか
When(いつ)・・・報告書の提出日時、報告内容はいつの出来事か
Where(どこで)・・・どこで起こった・行われた出来事か
What(何を)・・・何について報告するのか
Why(なぜ)・・・なぜ報告するのか・報告する内容はなぜ起こったのか
How(どのように)・・・どのように対応したか
How much(どれくらい)・・・どれくらいの量・金額か

報告書を書く際に注意すべきポイント5つ

相手の求めている情報を伝える

報告書を書く際に最も大切なのは、相手が求めている情報を伝えることです。独りよがりの報告書にならないよう、報告書の目的をしっかり理解して書きましょう。

例えば、日々の調査報告書であれば、事実やデータを正確に伝えることが重要でしょう。研修報告書であれば、事実だけでなく何を学びをどのように生かしていくかまで書くと良いでしょう。

また、自分と読み手の前提を合わせることも重要です。できるだけわかりやすい表現を用い、必要に応じて注釈を入れると親切です。

結論を先に書く

結論を先に書くことで、伝えたい内容を伝えやすくなります。まず結論を書き、あとからその理由を書きましょう。結論の見えないまま文章を読むことは、読み手にとってストレスになります。

簡潔に書く

報告書を読む人は、短時間で内容を理解したいと考えています。そのため、簡潔な文章の報告書を書きましょう。1文の長さは、50文字程度が目安です。不必要な修飾語を削り、箇条書きを活用すると簡潔に書きやすいです。

事実と所感を区別する

読みにくい報告書の特徴として、事実と所感の混在があげられます。事実と自分の考えや意見を分けて書くことで、読み手が混乱せず伝わりやすい報告書になります。

報告書の内容によって事実と所感の重要度は変わってきますが、自分の考えを書く必要がある場合には、所感という項目を作り、事実と区別がつくように書きましょう。

また、所感は感想文ではありませんので、単に思ったことを書くのではなく、ビジネスにつながる内容を書くと良いでしょう。

早さを意識する

上記の4つのポイントを抑えた上で意識してほしいのが、早さです。どれだけ内容が充実していても、報告書の提出が遅れては元も子もありません。期限内に提出するまでが報告書作成です。早く書き上げるためには、事前にテンプレートを用意しておくと良いでしょう。

 

まとめ

報告書の書き方を確認していただけましたでしょうか。
ちょっとした意識で報告書は伝わりやすくなります。
本記事を参考に、伝わりやすい報告書を書いてほしいと思います。

 

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