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新人が押さえておくべき!議事録の書き方とコツを紹介

「議事録の書き方って簡単そうに見えて、何を書けばいいのかわからない…」そのような悩みを抱えていませんか?議事録には、会議や打ち合わせの備忘録や情報の共有など様々な役割があります。目的を知ったうえで作成すると、タスクが明確になり仕事が効率化されます。

今回は、新人でもこれを押さえれば簡単に書ける、議事録の書き方とコツを紹介します!

議事録の目的

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を正確に記し、情報の共有を行うものです。日時や参加者、会議の決定事項および次回までのタスクなどを示す必要があります。参加者や欠席者にも共有を行うため、発言録や単なるメモ書きとは違います。

そのため、後に「言った、言っていない」の揉め事が起こらないよう責任の所在を明確にさせることも可能です。さらに、内容を整理することで次に行うタスクの優先順位を決めることに繋がり、スムーズに仕事を進めることができます。それ以降の会議も、議事録を確認することで作業が効率化されます。

 

議事録に必要な要素

議事録に必要とされている要素は以下の通りです。

  • 表題
  • 日時、場所
  • 参加者
  • 会議の目的や趣旨
  • 議題と議論内容
  • 決定事項
  • 懸案事項
  • 補足情報
  • 次のアクション
  • 次回の会議予定

参加者は役職名を記載し、役職順に書きましょう。参加人数が多いといった理由で、役職名まで書けない場合は(敬称略)を入れておきましょう。また、事前に目的と議題を明確にしておき、議事録に記載しておくことで会議をスムーズに進めることができます。
この記事の最後に具体例を提示しているので、参考にしてみてください。

 

議事録作成時のコツ

事前準備を行う

会議が始まる前に準備を行うと、スムーズに議事録を作成することができます。

  • 会議や打ち合わせの目的および趣旨を理解しておく
    会議は何のために行われるのかを理解しておくことで、会議の流れや着地点が見えやすくなります。
  • 過去の議事録を見る
    組織内には、過去の議事録が残っている場合が多いです。フォーマットや内容をインプットしておくと、書く際に参考となります。
  • 事前に書き込んでおく
    日時や場所、参加者や議題などの事前に分かっている項目は、会議が始まる前でも書き込むことができます。書き込んでおくことで会議後は内容に集中でき、作業の効率も上がります。

5W1Hを意識する

Who(誰が)When(いつ)Where(どこで)What(何を)Why(なぜ)How(どのように)という5W1Hを意識して、議事録を作成しましょう。5W1Hを心掛けることで、情報の抜け漏れを減らすことができます。

決定事項と懸案事項を記載する

議事録で重要となる項目は「決定事項」「懸案事項」です。どのような経緯で決定したのかという決定事項と、会議の中で決定できなかったことや確認が必要なことを懸案事項として記載することで、今後の課題やタスクが見えてきます。

次回までにやるべきタスクを明確にする

議事録は、今後のタスクや担当者などを明確にさせる役割も担っています。会議の中で生じたタスクを整理し担当者や期限を決めることで、次回の会議の際に進捗確認を行うことも可能になります。

24時間以内に送付する

議事録は24時間以内に作成し、共有することが一般的です。作成者も参加者も記憶が薄れないうちに作成することで、内容の正確性が増すことに繋がります。事前準備を行い、会議の進行中にもある程度まとめておくことで、作成する作業は早くなります。

 

議事録の例

参考となる一例を紹介します。

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会議名:第1回 商品開発会議 議事録
日時:2019年10月4日(金)15:00~16:00
場所:自社2階会議室
参加者:〇〇部長、△△課長、 ◇◇、◎◎、××(議事録作成)、
欠席者:□□(出張のため)

目的:商品開発にあたって以下2点の議題についてディスカッションする
議題と議論内容
①商品のターゲットについて
・ターゲットは20代女性程度が良い(××)
・20代から40代まで幅を広げるべき(◇◇)
②デザインについて
・デザインを来週(10月10日)までに決定する(◎◎)

決定事項
①商品のターゲットは20~40代の女性に決定
②デザインを来週(10月10日)までに決定する(担当:◎◎)
懸案事項
・宣伝媒体の予算
補足
・協力するA社とのやりとりは△△課長が行う

次のアクション
・デザインを10月10日までに決定する(担当:◎◎)
・宣伝媒体について予算を含めた案を出しておく(担当:◇◇)
次回の会議予定
第2回商品開発会議 2019年10月17日(木)15:00~16:00 自社2階会議室にて

 

まとめ

いかがでしたか?
事前準備を行い、5W1Hを意識することで正確に情報を共有することができる議事録になります。
コツを掴み、議事録を作成する際に参考にしてみてください。

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